How do I measure the value of what I do?
Introduction
It is vital for organizations to know the impact of their maintenance and reliability programs on the profitability and sustainability of the organization. In the same way, it is important that there is adequate documentation around the maintenance and inspection processes; Carrying out good practices for these processes can provide valuable information on their performance, allowing the organization to identify areas of improvement, optimize the allocation of resources and increase the profitability of its reliability and asset health programs. By documenting the value generated by these initiatives, the organization justifies the investment made or to be made, being able to make decisions with the least possible uncertainty, which allow it to meet strategic objectives and contribute to operational continuity.
Reliabytics addresses asset management from four macro processes: data capture, asset health, defect elimination and care policy evaluation. Within asset health is the value capture process. Next, we will learn about a success story that demonstrates the risks associated with the lack or little documentation of information as relevant as this, as well as the way in which, through Reliabytics, the client implemented solutions to solve this problem, generating gradual, tangible results. and of value in a very short period of time.
What is the problem?
Un cliente de la industria Oil & Gas está experimentando dificultades para determinar la rentabilidad de sus programas de salud de activos.
Estos programas incluyen iniciativas de mantenimiento predictivo, inspecciones de mantenimiento y confiabilidad, entre otros. A pesar de que el cliente tiene un presupuesto anual de mantenimiento y confiabilidad y una parte de este se destina a realizar inspecciones periódicas, no se documenta a ciencia cierta el valor generado por las mismas, dificultando la comprensión del impacto que tienen en la sostenibilidad y poniendo en riesgo la ejecución de las actividades de la organización.
Esta ausencia de documentación y de la captura de valor de estas iniciativas influye también en la toma de decisiones a nivel estratégico, ya que no hay suficiente soporte para justificar la inversión continua en salud de activos, generando ineficiencias, aumentando los costos de mantenimiento a largo plazo, afectando su capacidad para optimizar la asignación de recursos e identificación de áreas de mejora, y generando incertidumbre tanto en el logro de los objetivos estratégicos como en la mitigación de riesgo de la organización.
Solución implementada
Para detectar oportunidades de mejora y sugerir la ruta a seguir en los procesos no definidos o no alineados a las mejores prácticas, el equipo profesional de Reliabytics, llevó a cabo un levantamiento y documentación de los procesos, mediante entrevistas, cuestionarios y verificación en sitio, involucrando a estas actividades a personal de diversas áreas y diferentes niveles de la organización. Todo el proceso de diagnóstico y obtención de resultados fue ejecutado en un periodo de dos meses, asegurando que la implementación fuera adecuada en un corto lapso de tiempo y sin interrupciones en las actividades diarias del cliente.
Tras analizar minuciosamente la información recopilada, se construyeron las siguientes soluciones:
1. Se documentaron y levantaron los procesos de trabajo relacionados con la administración de la salud de activos.
2. Las brechas entre los flujos de trabajo actuales y las mejores prácticas, permitieron conocer los ajustes requeridos desde el punto de vista del cambio cultural (participación del talento, limitaciones, competencias, actualización de conocimientos, entre otros), principal limitación por atender para lograr adoptar nuevos procesos de forma exitosa. Este proceso permitió identificar los requerimientos y recursos necesarios de la organización y establecer un marco de referencia, sentando las bases para capturar el valor de las iniciativas en curso y contando con indicadores de control y verificación en funcionamiento (automatizado) que alimente el mapa de indicadores Lagging (Producto) y Leading (Procesos).
3. Se implementó la funcionalidad de «Captura de Valor» del software de Reliabytics para obtener, de manera instantánea, el valor monetario generado por cada iniciativa en cada activo. Esta funcionalidad le permitió al cliente obtener información detallada y precisa, con la granularidad y el detalle necesarios para comprender completamente el impacto y/o valor de la iniciativa siendo esta información esencial para la toma de decisiones con menor incertidumbre y para la optimización de los recursos.
4. Por otro lado, la captura de valor proporcionó una trazabilidad completa de las acciones ejecutadas y a ejecutar, permitiendo una evaluación detallada del rendimiento en el tiempo y una comprensión más profunda de los factores que influyen en los resultados generados.
5. Se desarrolló un flujo de proceso para medir el ahorro generado por cada iniciativa implementada, agregándose la identificación del equipo y la fecha en que se produjo el ahorro y calculando las analíticas de captura de valor en tiempo real. El objetivo de este proceso es simplificar al cliente de manera medible, gradual y sostenida la contabilidad de estas métricas. Al tener una comprensión clara del ahorro generado por cada iniciativa, el cliente pudo a partir de ese momento establecer una estrategia más sólida, dando claridad a sus programas de gestión de activos y mitigando los riesgos asociados.
¿Cuáles fueron los beneficios para el cliente?
1. Se logró crear un puente de comunicación entre niveles, permitiendo que la información técnica pase a ser estratégica y financiera. Esto significa que se ha logrado una mejor integración entre los diferentes niveles de la organización, mejorando la colaboración y la toma de decisiones en la organización.
2. Se verificó la situación actual y las tendencias futuras previsibles del área de mantenimiento y confiabilidad, permitiendo validar el modelo ágil de implementación en procesos propios de las áreas de negocio de la gestión de activos.
3. A partir de la mejora del proceso de Captura de Valor, el cliente cuenta con indicadores de gestión de activos a la mano, dando a los responsables acceso a información valiosa y actualizada.
4. Se estableció una hoja de ruta clara, permitiendo una mejor gestión y organización de los procesos, aumentando la eficiencia, y traduciendo los resultados en un mejor rendimiento y una mayor rentabilidad para la organización.
5. Se pudo capturar y verificar el valor monetario de los ahorros potenciales producto de la mitigación de riesgos por parte del cliente, que en dos años permitieron justificar con cifras la elevada rentabilidad de sus iniciativas de gestión de activos, acumulando cifras asombrosas, al mismo tiempo se detectaron oportunidades de mejora a nivel operacional y financiero, proponiendo soluciones justificadas con datos sólidos y comprobables.
